Politica de manejo de datos personales
INTRODUCCIÓN
MONTES ABOGADOS ASOCIADOS S.A.S. (en adelante MONTES ABOGADOS) es una sociedad con domicilio en Colombia y constituída conforme a las leyes de este país, dedicada a brindar servicios de asesoría jurídica en las áreas de derecho civil, comercial, laboral, administrativo, migratorio y de familia, tanto desde la consultoría como también en la atención de litigios.
Dentro de la ejecución y desarrollo de su objeto social MONTES ABOGADOS conoce, consulta, recolecta y administra información personal de sus clientes, proveedores y personal, de las personas naturales o jurídicas referidas por estos con ocasión de las labores encomendadas a nuestra compañía, y de quienes sin tener aún dichas connotaciones podrían llegar a serlo a través de datos de contacto, todo ello garantizando la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, buen nombre, imagen y autonomía, a través de actuaciones regidas por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia, de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Ley de Protección de Datos Personales” y las normas que la reglamentan y complementan.
Asimismo, MONTES ABOGADOS velará dentro de los mismos términos sobre aquella información personal que solicite, obtenga o administre de Titulares con quienes tuvo en el pasado una relación contractual y la cual ya no se encuentra vigente, y cuando la recopile, administre y circule sobre sus proveedores, contratistas y empleados.
En procura de continuar trabajando con profesionalismo, integridad y respeto por sus principales grupos de interés, MONTES ABOGADOS adopta dentro de su organización políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos, informa a los Titulares acerca de los derechos que tienen en su calidad y establece claramente los canales y medios necesarios para ejercer sus derechos.
Resulta importante precisar que, quien en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las comerciales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales, suministre cualquier tipo de información o dato personal a MONTES ABOGADOS, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
En ese orden de ideas, MONTES ABOGADOS en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales y cuando actúe como tal, informa sus lineamientos estructurales en esta materia y sus datos generales:
MONTES ABOGADOS
NIT. 900.383.659-0
Domicilio: Bogotá D.C.
Dirección: Carrera 13 No 75 – 20 oficina 307
Responsable: Lucy Patricia Montes Castro
Correo electrónico: lucy@montes-a.com
Línea telefónica de atención: (57-1) 2499023
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las Políticas de Tratamiento y Protección de Información y Datos Personales serán aplicables para todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos bajo la administración de MONTES ABOGADOS , actuando como Responsable, y/o sean susceptibles de ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales desarrolladas a través de alianzas comerciales, convenios o eventos, actuando en calidad de Encargado o de Responsable, dependiendo de si los recibe de un tercero o ella misma los recaba.
Como regla general, las Políticas de Tratamiento y Protección de Información y Datos Personales serán aplicables en el territorio colombiano cuando el tratamiento de los datos se efectúe en dicho territorio, o cuando el Responsable o el Encargado del Tratamiento no residan en Colombia pero en virtud de normas internacionales y tratados le sea aplicable la legislación colombiana. Así mismo, las políticas les serán aplicables a quien consienta voluntariamente a su aplicación al momento de proporcionar información o datos personales.
DEFINICIONES
El conocimiento de las definiciones de los conceptos que se emplean en el presente documento es importante, ya que permiten una correcta y apropiada interpretación de las presentes políticas de tratamiento y protección, y de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, contribuyendo a determinar de manera clara las responsabilidades y derechos de los involucrados en el tratamiento de datos.
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en la presente política y de acuerdo con lo establecido la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 se entiende por:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
i) Registro Nacional de Bases de Datos: Es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país. El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
k) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
m) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de las presentes políticas, así como al tratamiento que realice MONTES ABOGADOS a los datos personales, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
En consecuencia, en el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al respectivo titular de los datos personales.
En ese orden, el tratamiento de datos personales debe tener un propósito específico y explícito, el cual deberá ser informado al titular de manera clara, suficiente y previa.
En el caso que el uso autorizado (otorgado por el titular o por mandamiento de la Ley) fuera modificado, se obtendrá nuevamente el consentimiento del titular de los datos.
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Para obtener la autorización del titular, MONTES ABOGADOS utilizará las cláusulas, formatos y documentos determinados. Podrá abstenerse de usarlos cuando las conductas inequívocas del Titular le permitan concluir razonablemente que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
En consecuencia, se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes, y en caso que se requiera, para que dichos datos sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Para estos propósitos la obligación de MONTES ABOGADOS, será de medio.
Por su parte, solamente se enviará o suministrará los datos personales a las personas legalmente autorizadas, así como aquellas entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, quién será informada que debe igualmente cumplir los deberes y obligaciones de protección y garantía que le impone la ley 1581 de 2012 como Responsable del tratamiento
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley de habeas data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Así, los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por MONTES ABOGADOS, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley o por el titular de los datos.
En consecuencia, todas las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDAD
En MONTES ABOGADOS los Datos Personales serán tratados aplicando los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, serán usados con estricta confidencialidad y de acuerdo con la autorización previa, expresa e informada del titular de la información.
En desarrollo de su objeto social, MONTES ABOGADOS podrá tratar los datos personales para los siguientes fines:
1) Ejecutar todas las acciones y transferencias relacionadas con la prestación de los servicios y productos que ofrece.
2) Envío de información relacionada con los servicios prestados por la compañía, ofertas comerciales y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con MONTES ABOGADOS
3) Realizar la transferencia y transmisión de datos personales en el país y a otros países, así como a terceros en cumplimiento de las disposiciones legales y de lo establecido en los contratos que realice con los clientes.
4) La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo, así como demás protocolos de seguridad, gobierno y buenas prácticas corporativas que sean implementadas en MONTES ABOGADOS
5) Crear bases de datos para los fines descritos en la presente autorización.
6) Realizar grabación de las llamadas que se realicen con los titulares de los datos para cumplir con requerimientos legales y para utilizarlo como soporte de los términos en los que se presentan y atienden las peticiones, quejas y reclamos de estos, y para garantizar un adecuado control de la calidad de la atención que se le presta a los mismos.
7) Acceder y consultar la información del titular que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier entidad pública o privada.
8) Los datos recolectados a través de puntos de seguridad y aquellos obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de MONTES ABOGADOS se utilizarán para fines de seguridad y vigilancia de las personas, los bienes y las instalaciones de la compañía y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso, que incluye el de atención de peticiones, quejas y reclamos de los titulares de los datos o de terceros, relacionados con los mismos.
9) Recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta la compañía.
10) Dar cumplimiento a las disposiciones legales y a los requerimientos que presenten las autoridades judiciales, administrativas y organismos de control.
11) En general, para los usos que se entiendan razonablemente comprendidos dentro del objeto social de MONTES ABOGADOS, o que se encuentren directamente relacionados con la prestación del servicio que dio lugar al tratamiento de datos personales.
DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO ESPECIAL
MONTES ABOGADOS informa que es voluntario para el titular de la información responder las preguntas que eventualmente le formulen sobre datos sensibles (que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación) o datos de menores de edad, y que éstos últimos serán tratados respetando sus derechos fundamentales y con finalidades lícitas.
DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
El titular de la información tendrá derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, a recibir información sobre el uso que le ha dado a sus datos personales, a presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales previa presentación de su inconformidad ante MONTES ABOGADOS, a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, y a acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
AREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS RELACIONADAS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para la atención de requerimientos, peticiones, quejas y reclamos, relacionados con el tratamiento de datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados MONTES ABOGADOS ha dispuesto la línea de atención (571) 2499023, y el correo electrónico lucy@montes-a.com, a través de este medio se recibirán las peticiones, quejas y reclamos de los titulares.
PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS
Los titulares de los datos personales pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y a revocar la autorización de tratamiento de datos personales presentando su petición, queja o reclamo a través de la línea telefónica de atención (571) 2499023, o a través del correo electrónico lucy@montes-a.com
La compañía le dará trámite al requerimiento y lo atenderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes contados a partir del día siguiente a la fecha en que se reciba la petición, queja o reclamo.
En el evento en que la petición, queja o reclamo no pueda ser atendida dentro del término mencionado, el responsable le informará al titular de la información los motivos de la demora y la fecha en que esta será atendida, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al plazo mencionado anteriormente.
VIGENCIA
Las bases de datos recolectadas se conservarán por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013. Las de los empleados y proveedores se conservarán de acuerdo con los términos de Ley aplicable.